Sistema de Administración de Gastos

Documento de Alcance para la Aplicación de Gestión de Gastos

Resumen del Producto

Resumen General: La aplicación está diseñada para gestionar y sincronizar los gastos de empleados con sistemas contables como QuickBooks y Xero. Está dirigida a todos los empleados dentro de una organización, permitiéndoles enviar, gestionar y rastrear sus gastos de manera eficiente.

Información del Producto

La aplicación será desarrollada como una aplicación web receptiva para garantizar su usabilidad tanto en dispositivos móviles como de escritorio.
Será compatible tanto con iOS como con Android para usuarios móviles.
El diseño se centrará en una estética moderna y minimalista, utilizando una paleta de colores en tonos azules y grises.
Las funcionalidades serán idénticas en las plataformas móviles y web.

Usuarios

Nombre	Descripción
Empleado	Pueden agregar y ver sus gastos.
Gerente	Pueden agregar, ver y aprobar gastos de nivel 1 de sus subordinados.
Administrador	Pueden agregar, aprobar (nivel 2) y liberar pagos para los gastos.
Super Admin	Tiene todas las capacidades de los otros roles, además de visibilidad sobre todas las actividades de los usuarios en los departamentos y organizaciones.

Páginas

Nombre	Descripción
Presentación de Gastos	Página donde los empleados pueden agregar sus gastos.
Cola de Aprobación de Gastos	Página donde los gerentes y administradores pueden ver, aprobar o rechazar gastos.
Panel de Administrador	Panel para que los administradores y super administradores gestionen usuarios, vean informes y configuren ajustes del sistema.

Características de Alto Nivel

Flujo	Descripción	Usuario	Página
Agregar Gasto	Los empleados agregan gastos para su aprobación.	Empleado	Presentación de Gastos
Aprobar Gasto	Los gerentes revisan y aprueban/rechazan gastos.	Gerente	Cola de Aprobación de Gastos
Finalizar Gasto	Los administradores realizan la aprobación final y procesan los pagos.	Administrador	Cola de Aprobación de Gastos
Gestionar Sistema	Los super administradores gestionan la configuración y las actividades de los usuarios en todo el sistema.	Super Admin	Panel de Administrador

Flujos de Trabajo

Presentación de Gastos: Los empleados presentan gastos ingresando los detalles manualmente. Deben proporcionar comprobantes de los gastos o una razón para la ausencia de pruebas.

Aprobación de Gastos: Los gerentes revisan los gastos en función de los presupuestos a nivel de proyecto y las razones de los viajes. Los administradores revisan en función de las políticas de RRHH y los presupuestos a nivel organizacional.

Otras Notas

Se requieren notificaciones por correo electrónico para empleados, gerentes y administradores cuando se presenten gastos o se requieran acciones.
La distancia se calculará usando Google Maps proporcionando códigos postales de origen y destino.
Los límites diarios para los gastos serán definidos por el administrador de la aplicación en el sistema.
Se utilizará autenticación básica con nombre de usuario y contraseña.

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